Privacybeleid

Privacybeleid Retrix

Dit privacybeleid is van toepassing op de website, diensten en communicatie van Retrix, handelend onder More Than Sales V.O.F.

Laatst bijgewerkt: mei 2026.

1. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

More Than Sales V.O.F., handelend onder de naam Retrix, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Bedrijfsnaam: More Than Sales V.O.F., handelend onder de naam Retrix
Adres: Dollardstraat 110, 7523 GS Enschede, Nederland
KvK: 85508926
BTW: NL863647480B01
E-mail: info@retrix.nl
Telefoon: 085 087 2658
Contactpersoon: Thomas de Ridder

2. Wanneer verzamelen wij gegevens?

Wij kunnen persoonsgegevens en projectgegevens verzamelen wanneer je:

• onze website bezoekt;
• een contactformulier invult;
• een offerte aanvraagt;
• een bestelling of opdracht plaatst;
• een account aanmaakt;
• foto’s, 3D-scans, CAD-bestanden of tekeningen aanlevert;
• contact met ons opneemt via e-mail, telefoon, social media of andere kanalen;
• deelneemt aan een community project of interesse toont in een onderdeel.

3. Welke gegevens verwerken wij?

3.1 Persoons- en bedrijfsgegevens

• naam;
• bedrijfsnaam;
• adresgegevens;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• factuurgegevens;
• gegevens die je zelf meestuurt in een aanvraag of bericht.

3.2 Account- en bestelgegevens

• inloggegevens;
• bestellingen;
• offertes;
• facturen;
• projectoverzichten;
• adres- en contactgegevens.

3.3 Technische en projectdata

Voor onze diensten kunnen wij ook technische gegevens verwerken, zoals:

• foto’s van onderdelen of toepassingen;
• 3D-scans, zoals STL, OBJ, PLY, RCP of vergelijkbare bestanden;
• CAD-bestanden, zoals STEP, IGES, Fusion 360-bestanden of vergelijkbare bestanden;
• technische tekeningen;
• meetgegevens;
• productiebestanden;
• informatie over toepassing, passing, materiaal, belasting of montage.

Deze technische gegevens kunnen bedrijfsgevoelig zijn. Wij behandelen deze informatie vertrouwelijk en gebruiken deze alleen voor het uitvoeren, beoordelen of ondersteunen van de opdracht, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

3.4 Website- en gebruiksgegevens

Wanneer je onze website bezoekt, kunnen wij technische gegevens verwerken, zoals:

• IP-adres of geanonimiseerd IP-adres;
• browser en apparaat type;
• bezochte pagina’s;
• datum en tijd van bezoek;
• herkomst van websiteverkeer;
• cookievoorkeuren.

4. Doeleinden van verwerking

Wij gebruiken gegevens voor de volgende doeleinden:

• het beantwoorden van vragen;
• het beoordelen van aanvragen;
• het maken van offertes;
• het uitvoeren van opdrachten;
• het ontwerpen, reconstrueren, produceren of verbeteren van onderdelen;
• het beheren van klantaccounts;
• het verwerken van bestellingen en betalingen;
• facturatie en administratie;
• communicatie over projecten, offertes, bestellingen of support;
• het beheren van community projecten;
• het verbeteren van onze website en dienstverlening;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

5. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een geldige grondslag voor is. Afhankelijk van de situatie kan dit zijn:

• Uitvoering van een overeenkomst: wanneer wij een offerte maken, opdracht uitvoeren, bestelling verwerken of ondersteuning leveren.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor fiscale administratie en bewaarplichten.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor normale bedrijfscommunicatie, beveiliging, projectopvolging en verbetering van onze dienstverlening.
• Toestemming: bijvoorbeeld voor bepaalde cookies, nieuwsbrieven of marketingcommunicatie.

6. Delen van gegevens met derden

Wij verkopen persoonsgegevens niet aan derden. Wij delen gegevens alleen wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of wettelijke verplichtingen.

Wij kunnen gegevens delen met:

• productiepartners;
• engineers of ontwerpers die betrokken zijn bij een project;
• softwareleveranciers;
• hosting- en opslagdiensten;
• boekhouding en administratieve dienstverleners;
• bezorg- of transportpartners;
• overheidsinstanties wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij delen alleen gegevens die noodzakelijk zijn. In veel gevallen gaat het om technische projectdata, zoals tekeningen, modellen of productie-informatie. Persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is.

7. Verwerkers en software

Voor onze bedrijfsvoering maken wij onder andere gebruik van:

• Odoo voor CRM, offertes, facturen, website, webshop en projectbeheer;
• Microsoft 365, Outlook en OneDrive voor e-mail, opslag en documenten;
• boekhoudsoftware of administratieve systemen;
• betaal-, verzend- en websitefunctionaliteiten indien van toepassing.

Wanneer partijen namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij waar nodig afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en verwerking van gegevens.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige softwareleveranciers of cloudservices kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer dit gebeurt, doen wij dit alleen wanneer daarvoor passende waarborgen bestaan, zoals standaardcontractbepalingen of andere wettelijk toegestane mechanismen.

9. Cookies en analytics

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Sommige cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren van de website, bijvoorbeeld voor sessies, beveiliging, taalvoorkeuren of het winkelmandje.

Daarnaast kunnen wij analytische cookies gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik van de website. Waar mogelijk richten wij analytics privacyvriendelijk in.

Voor cookies waarvoor toestemming nodig is, vragen wij toestemming via de cookiebanner. Je kunt je cookievoorkeuren aanpassen via de cookie-instellingen op de website.

Cookiecategorie	Doel	Voorbeelden
Essentiële cookies	Nodig voor het functioneren van de website, zoals sessies, beveiliging, winkelmandje en formulieren.	session_id, frontend_lang
Analytische cookies	Inzicht krijgen in websitegebruik en prestaties verbeteren.	Google Analytics of vergelijkbare analytische cookies
Marketingcookies	Alleen indien actief en na toestemming, voor marketing, campagnes of advertentiemeting.	Google Ads, Meta Pixel of vergelijkbare diensten indien gebruikt

10. Nieuwsbrieven en marketing

Wij versturen alleen nieuwsbrieven of marketingcommunicatie wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven of wanneer dit wettelijk is toegestaan, bijvoorbeeld bij bestaande klantrelaties voor vergelijkbare producten of diensten.

Je kunt je altijd afmelden voor marketingcommunicatie via de afmeldlink of door contact met ons op te nemen.

11. Community projecten

Bij community projecten kunnen wij gegevens verwerken van personen die interesse tonen in een onderdeel, project of toekomstige productie.

Wij gebruiken deze gegevens om:

• interesse te peilen;
• de haalbaarheid van een project te beoordelen;
• deelnemers op de hoogte te houden;
• eventuele reserveringen, bestellingen of betalingen te verwerken.

Wij publiceren geen persoonsgegevens van deelnemers zonder toestemming.

12. Intellectuele eigendom en aangeleverde bestanden

Wanneer je onderdelen, foto’s, tekeningen, scans of modellen aanlevert, ben je zelf verantwoordelijk dat je deze gegevens rechtmatig mag delen en dat je geen rechten van derden schendt.

Retrix gebruikt aangeleverde bestanden en technische informatie voor het uitvoeren of beoordelen van de aanvraag of opdracht. Retrix verkoopt geen klantspecifieke onderdelen of modellen aan derden zonder toestemming, tenzij dit schriftelijk anders is overeengekomen of voortvloeit uit onze algemene voorwaarden.

13. Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.

Gegevenssoort	Bewaartermijn
Facturen en financiële administratie	7 jaar, volgens fiscale bewaarplicht
Offertes en aanvraaggegevens	Tot maximaal 2 jaar, tenzij er een opdracht uit voortkomt of langere bewaring nodig is
Projectcommunicatie	Zolang nodig voor uitvoering, service, garantie of bewijspositie
Technische bestanden en projectdata	Zolang relevant voor productie, herhaalopdrachten, service, garantie of overeengekomen ondersteuning
Accountgegevens	Zolang het account actief is of zolang nodig voor administratie en dienstverlening
Cookie- en analyticsgegevens	Volgens de instellingen van de gebruikte systemen en cookievoorkeuren

14. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens en technische projectdata te beschermen.

Voorbeelden van maatregelen zijn:

• beveiligde verbindingen via SSL;
• toegangscontrole tot systemen;
• beperkte toegang tot projectbestanden;
• gebruik van beveiligde cloud- en softwaresystemen;
• back-ups waar passend;
• vertrouwelijke behandeling van technische projectinformatie.

Ondanks beveiligingsmaatregelen kan volledige veiligheid nooit absoluut worden gegarandeerd. Bij een datalek handelen wij volgens de geldende wettelijke verplichtingen.

15. Jouw rechten

Je hebt volgens de AVG verschillende rechten. Je kunt ons verzoeken om:

• inzage in jouw persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van verwerking;
• bezwaar tegen verwerking;
• overdracht van gegevens, voor zover van toepassing;
• intrekking van toestemming, wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd.

Je kunt een verzoek sturen naar info@retrix.nl. Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om je identiteit te controleren.

16. Klacht indienen

Als je vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met jouw persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op. Dan proberen wij dit op te lossen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

17. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen of wettelijke verplichtingen wijzigen. De meest actuele versie staat altijd op onze website.

18. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van persoonsgegevens kun je contact met ons opnemen:

More Than Sales V.O.F. / Retrix
Dollardstraat 110
7523 GS Enschede
Nederland
KvK: 85508926
BTW: NL863647480B01
E-mail: info@retrix.nl
Telefoon: 085 087 2658
Contactpersoon: Thomas de Ridder